Module 8

Ce qui attend les soumissionnaires retenus

• Célébrez votre succès et préparez-vous à travailler fort
• Votre obligation à titre de soumissionnaire
• Gestion des risques
• Assurance responsabilité
• Autres considérations

CE QUI ATTEND LES SOUMISSIONNAIRES RETENUS

Le présent module examine certains facteurs à prendre en compte après avoir remporté un marché.

Célébrez votre succès et préparez-vous à travailler fort

Félicitations! Votre proposition a été acceptée. Prenez le temps de célébrer votre succès — et félicitez les membres de votre équipe qui ont contribué à sa préparation.

Le moment est maintenant venu de vous mettre au travail et d’envisager les prochaines étapes.

Votre obligation à titre de soumissionnaire

VOTRE PROPOSITION EST UN DOCUMENT AYANT FORCE DE LOI

Il faut savoir que votre proposition est considérée comme un contrat ayant force obligatoire. Vous devez être prêt à respecter strictement les modalités prévues dans votre proposition. Les possibilités de modifier le cahier des charges ou de fournir des produits de remplacement sont limitées. L’acheteur s’attend à obtenir ce que vous avez proposé.

LE MARCHÉ FERA-T-IL L’OBJET DE CERTAINES NÉGOCIATIONS?

Dans le cas des demandes de prix et des propositions où le prix est un facteur déterminant, les négociations sont généralement très restreintes. Votre proposition a été acceptée sur la base d’un prix déterminé pour un produit ou service déterminé, et l’acheteur s’attend à recevoir ce que vous avez proposé, rien de moins. Une modification du volume de la commande initiale constitue la seule exception envisagée à cet égard.

En ce qui a trait aux demandes de proposition, il arrive souvent que l’acheteur et le soumissionnaire s’engagent dans certaines négociations pour préciser l’étendue des services, en particulier si des éléments à valeur ajoutée seront fournis. Ils peuvent aussi discuter des tâches particulières à accomplir pour les besoins du projet et rajuster l’échéancier en fonction de circonstances imprévues. Les acheteurs peuvent même réclamer de légères modifications aux produits ou aux services recommandés dans le cadre d’une proposition si l’on dispose de nouveaux renseignements.

Toutefois, comme la proposition a été acceptée selon les éléments de base concernant le produit ou le service, la livraison et le prix, ne vous attendez pas à apporter des modifications considérables à cet égard par voie de négociations. Si vous avez sous-estimé votre offre dans la proposition dans l’intention de négocier des conditions plus avantageuses, il serait fort étonnant que votre stratégie porte fruit!

Gestion des risques

Nous négligeons souvent la gestion des risques. Nous concentrons généralement tous nos efforts sur la préparation d’une proposition gagnante, mais l’obtention du marché comporte souvent des risques réels. Il est préférable d’envisager ces risques à l’avance. Voici quelques éléments à prendre en compte avant de présenter votre proposition — et à réévaluer si elle est retenue.

• Avez-vous le financement et le crédit nécessaires pour traverser les périodes où les rentrées de fonds se feront rares? Il est possible que certains clients tardent à vous payer ou que vous deviez tenir des produits en stock.
• Votre chaîne d’approvisionnement est-elle solide? Avez-vous prévu des plans de rechange en ce qui concerne les fournisseurs, les importations, etc.?
• Votre équipe est-elle stable? Pourrez-vous continuer d’offrir vos services sans interruption si un intervenant clé s’en va?
• Avez-vous examiné ces questions avec vos partenaires stratégiques? Un nouveau partenariat ou une nouvelle alliance stratégique n’atteint pas la maturité du jour au lendemain. Assurez-vous que votre association pourra résister aux tensions inhérentes à l’exécution d’un marché important.
• Ne négligez pas vos clients actuels. Un nouveau marché important peut facilement détourner votre attention de cette clientèle. Ne privilégiez pas un marché à court terme au détriment de vos activités de base.

Assurance responsabilité

Un marché public exige généralement que le fournisseur s’engage à verser une indemnité au gouvernement si ce dernier subit des pertes par suite des activités de l’entrepreneur dans l’exécution du marché. D’autres acheteurs peuvent imposer la même exigence. Pour avoir la certitude que les entrepreneurs verseront cette indemnité s’il y a lieu, les acheteurs exigent une preuve d’assurance responsabilité adéquate. Il incombe généralement à l’entrepreneur de contracter cette assurance à ses propres frais. Toutefois, le gouvernement peut parfois prendre les mesures voulues pour que l’entrepreneur l’obtienne par son intermédiaire (si l’entrepreneur fournit des services directement au public au nom du gouvernement).

Autres considérations

Êtes-vous prêt à faire face aux conséquences du succès? Explorons quelques autres questions à garder à l’esprit si vous avez été retenu comme fournisseur des Jeux olympiques et paralympiques d’hiver de 2010 à Vancouver ou d’une manifestation d’une ampleur similaire.

• Le volume des activités commerciales peut grimper en flèche — il vous faudra peut-être accroître votre infrastructure ou vos opérations pour livrer vos produits ou vos services.
• Une fois que vous aurez le pied dans la porte, les occasions d’affaires s’offrant à vous se multiplieront.