Module 6

Préparation d’une proposition gagnante

• Gérer votre processus de proposition
• Préparation d’une proposition gagnante
• Conseils de responsables des achats du COVAN

PRÉPARATION D’UNE PROPOSITION GAGNANTE

Le présent module vous aidera à améliorer vos chances de sortir vainqueur du processus d’appel d’offres concurrentiel. Vous y trouverez certains conseils donnés par des responsables professionnels des achats, qui ont évalué des milliers de propositions.

Des livres, des cours et des ateliers entiers sont consacrés à la façon de procéder pour « remporter le jeu des demandes de proposition ». Nous mettons ici l’accent sur les notions élémentaires. Les suggestions ci-après ont été formulées avec l’aide de décideurs clés en matière d’achat, dont les gestionnaires supérieurs chargés de l’approvisionnement au sein du COVAN.

Gérer votre processus de proposition

COMMENÇONS PAR LE DÉBUT

Voyons d’abord les grands principes. Comme nous l’avons mentionné au module 5, il est essentiel de disposer du temps et des ressources nécessaires pour préparer une proposition gagnante. Si tel n’est pas le cas, vous pourriez perdre votre temps. Voici quelques questions simples à vous poser avant de commencer.

• Avez-vous le temps voulu pour préparer une proposition gagnante?
• Avez-vous formé les partenariats requis?
• Connaissez-vous les clients et comprenez-vous bien leurs besoins?
• Comprenez-vous bien les principaux critères régissant l’attribution du marché?
• Êtes-vous en mesure de respecter les dates de livraison prévues?
• Possédez-vous l’expérience nécessaire pour répondre aux besoins de l’acheteur?

Si vous avez répondu par l’affirmative à ces questions, vous êtes fin prêt à amorcer la préparation de votre proposition. Des responsables des achats chevronnés nous ont fait part de leurs idées concernant les mesures à prendre pour élaborer une proposition gagnante. Ces conseils vous aideront à remporter des marchés pour les Jeux d’hiver de 2010 et par la suite.

CONNAISSEZ BIEN VOTRE CLIENT

Prenez le temps de vous renseigner sur vos clients éventuels, leurs besoins et leurs valeurs. Tous ces renseignements seront utiles au moment de préparer votre proposition et ils vous aideront à vous démarquer de vos concurrents.

Si vous souhaitez fournir des produits ou des services au COVAN, prenez le temps voulu pour bien connaître l’organisation. Le site Web du Comité d’organisation constitue un bon point de départ.

S’il y a lieu, parlez avec les représentants d’organisations similaires. L’un des fournisseurs actuels du COVAN a communiqué avec les organisateurs de l’Omnium de golf du Grand Vancouver pour connaître les besoins particuliers d’un client à la tête d’une grande manifestation sportive. Ces renseignements se sont avérés plus que précieux au moment de préparer la proposition. Le soumissionnaire a été en mesure de faire valoir qu’il comprenait bien les manifestations sportives et les jeux.

ÉLABOREZ UN PLAN D’ACTION POUR LA PRÉPARATION DE VOTRE PROPOSITION

Il faut élaborer un plan d’action pour la préparation de votre proposition et y préciser qui se chargera de chaque section, par exemple une personne, une équipe d’une seule entreprise ou une équipe de différentes entreprises. Votre plan doit aussi indiquer la date d’achèvement de chaque section. Prenez des dispositions en vue des interruptions éventuelles et prévoyez assez de temps à la fin de la préparation pour vérifier la proposition en entier aux fins d’assurance de la qualité — avant de la faire imprimer (ou assembler) et après l’avoir reçue. N’oubliez pas de vous assurer que votre service de messagerie peut livrer votre dossier à l’adresse requise dans les délais voulus.

JOUEZ FRANC-JEU DANS LE PROCESSUS D’APPEL D’OFFRES CONCURRENTIEL

Il faut connaître les règles du jeu et bien comprendre le processus d’appel d’offres concurrentiel. Si la demande précise que vous devez communiquer avec une personne-ressource pour poser des questions ou demander des renseignements, contactez seulement cette personne. Résistez à la tentation d’obtenir de l’information privilégiée auprès d’autres membres de l’organisation. Ne prenez aucune mesure qui nuirait à la transparence du processus de demande (p. ex., une collusion dans les propositions).

QU’EST-CE QU’UNE COLLUSION DANS LES PROPOSITIONS?

On entend par « collusion dans les propositions » un arrangement en vertu duquel en réponse à un appel d’offres ou à une demande de proposition :

• deux ou plusieurs soumissionnaires, généralement des concurrents, s’entendent pour ne pas présenter d’offre; ou
  
• deux ou plusieurs soumissionnaires s’entendent pour présenter une offre dont ils ont déterminé les modalités ensemble.

La collusion dans les propositions constitue un crime grave, qui élimine la concurrence entre les fournisseurs tout en accroissant vos coûts et en réduisant votre capacité à faire face à vos concurrents. Il s’agit d’un moyen infaillible pour faire disqualifier votre proposition (et peut-être même celles que vous pourriez présenter ultérieurement). Pour en apprendre davantage sur cette pratique, consultez le site du Bureau de la concurrence Canada. (www.bureaudelaconcurrence.gc.ca).

Le COVAN exige que les proposants présentent une attestation d’absence de collusion dans l’établissement de leur soumission.

RÉUNION DES SOUMISSIONNAIRES

L’acheteur tient parfois une réunion des soumissionnaires pour faire une présentation sur le projet et communiquer des renseignements qui ne figurent pas dans la demande de proposition. Il pourrait aussi profiter de cette réunion pour faire part de modifications prévues au projet qui pourraient influer sur le processus. Assistez-y si vous le pouvez. À tout le moins, demandez que l’on vous fasse parvenir le compte rendu de la réunion.

Préparation d’une proposition gagnante

ÉLABOREZ UNE STRATÉGIE D’ÉTABLISSEMENT DE PRIX ÉQUITABLES ET CONCURRENTIELS

Vos prix doivent être raisonnables et équitables par rapport à l’ensemble du marché. Résistez à la tentation de gonfler les prix en invoquant l’ampleur et le prestige des Jeux d’hiver de 2010. Vous devez être concurrentiel. Par ailleurs, prenez conscience des coûts cachés associés à la prestation de services à des manifestations de cette envergure. Par exemple, vous devrez peut-être livrer vos produits ou vos services au cours des Jeux et il est possible que l’accès soit alors restreint pour des raisons de sécurité, que des routes soient fermées pendant le jour ou que les chauffeurs doivent attendre en file pour accéder aux différents sites. Tous ces éléments pourraient avoir une grande incidence sur votre stratégie d’établissement des prix si votre volume de livraison est généralement peu important.

Vous devez connaître votre propre proposition de valeur, afin de pouvoir déterminer une stratégie de prix équitable. Pensez-y bien avant de réduire vos prix dans le but d’obtenir un marché avec les Jeux d’hiver de 2010 à Vancouver ou le Mouvement olympique. Rappelez-vous que les entrepreneurs, consultants et fournisseurs retenus n’auront aucunement le droit de publiciser, de promouvoir ou de commenter en public leur relation avec le COVAN ou les Jeux olympiques et paralympiques d’hiver de 2010, et qu’ils doivent s’engager dans leur proposition à ne jamais créer d’association non autorisée avec la marque olympique. Les droits de cette nature sont réservés à l’usage exclusif des commanditaires et fournisseurs officiels du COVAN.

Le budget est parfois déterminé dans la demande de proposition. En pareil cas, l’acheteur veut déterminer les besoins auxquels vous pouvez répondre avec le budget alloué au projet. Là encore, il est important de présenter une proposition équitable et concurrentielle en ce qui a trait aux produits ou aux services que vous pouvez fournir au prix mentionné.

METTEZ VOTRE EXPÉRIENCE EN VALEUR

Tous les acheteurs veulent avoir l’assurance que les fournisseurs ont fait leurs preuves dans la fourniture des services et du matériel dont ils ont besoin, à plus forte raison lorsqu’il s’agit d’une manifestation prestigieuse et importante comme les Jeux d’hiver de 2010. Vous devez être en mesure de montrer que vous avez l’expérience et les capacités voulues pour répondre aux demandes d’un acheteur.

METTEZ À PROFIT L’EXPÉRIENCE DE VOS PROPOSITIONS ANTÉRIEURES

Si vous avez déjà présenté une proposition, examinez les notes prises dans le cadre de cette présentation, que vous ayez obtenu le marché ou non (voir le module 7 : Leçons à tirer des soummissions non gagnantes — tirer le maximum des occasions d’affaires). Tirez avantage des leçons dégagées des expériences antérieures (bonnes ou mauvaises) pour améliorer la proposition que vous préparez.

PROFITEZ DE L’AVANTAGE DE LA DURABILITÉ

Comme mentionné au module 2, le COVAN accorde une grande importance à la durabilité. Il met en oeuvre un vaste plan d’action pour les Jeux d’hiver de 2010, afin d’atteindre des objectifs clés dans le domaine de la performance environnementale, de la participation des Autochtones, ainsi que de l’accessibilité et de l’inclusion sociale. Les achats représentent un mécanisme important dans la réalisation de ces objectifs.

Lorsque le prix, le service et la qualité sont comparables, le fournisseur qui peut le mieux aider le COVAN à atteindre un ou plusieurs objectifs de durabilité a le plus de chances d’être retenu. Un fournisseur actuel du COVAN est convaincu que son engagement en faveur de la performance environnementale et de l’inclusion sociale l’a grandement aidé à remporter le marché.

Prenez le temps d’examiner la section Durabilité dans le site Web du COVAN pour bien comprendre les principaux objectifs et demeurer au fait de ses lignes directrices et de ses pratiques en matière d’achat. Ensuite, essayez de trouver des moyens de :

• bien montrer, s’il y a lieu, en quoi votre produit ou votre service peut aider directement le COVAN à atteindre ses objectifs de durabilité;
  
• faire ressortir les avantages que présente votre produit ou votre service au chapitre de la durabilité par rapport à ceux de vos concurrents;
  
• faire ressortir les politiques et les pratiques inhérentes à vos propres activités commerciales qui concordent avec les principes et objectifs de durabilité du COVAN;
  
• former des coentreprises ou des alliances stratégiques avec d’autres fournisseurs qui possèdent des points forts reconnus dans le domaine de la performance environnementale, de la participation des Autochtones ou encore de l’accessibilité ou de l’inclusion sociale.

Rappelez-vous que les objectifs de durabilité du COVAN concernent non seulement la performance environnementale, mais aussi la participation des Autochtones et l’accessibilité ou l’inclusion sociale. N’oubliez pas non plus qu’un approvisionnement socialement responsable — pratique consistant à faire en sorte que tous les produits et les services achetés soient fournis et distribués de façon éthique selon les normes internationales au chapitre des droits de la personne et du droit du travail — constitue un objectif de base du COVAN dans le domaine de l’approvisionnement.

La plupart des entreprises et des organisations gouvernementales associées aux Jeux d’hiver de 2010 à Vancouver se sont dotées de leur propre politique de durabilité et de leurs propres lignes directrices en matière d’achat. Dans certains cas, les acheteurs adopteront des normes de durabilité minimales, que vous devrez respecter pour devenir un fournisseur attitré. Si vous déposez une proposition, prenez soin de vous familiariser avec les politiques et exigences de durabilité de l’organisation et mettez à profit ce que vous aurez appris. N’oubliez pas l’accessibilité, que certaines entreprises et organisations gouvernementales considèrent comme un aspect distinct des achats (voir, par exemple, la Boîte à outils pour l'approvisionnement accessible du gouvernement du Canada, à www.boaa.gc.ca).

N’attendez pas à la dernière minute pour explorer l’avantage que votre entreprise peut offrir au chapitre de la durabilité — soyez proactif concernant la mise en oeuvre de vos propres programmes et l’établissement de partenariats avec les entreprises qui peuvent apporter à la vôtre et à votre proposition une valeur ajoutée en matière de durabilité.

RESPECTEZ SOIGNEUSEMENT LES CONSIGNES

L’une des plaintes qui revient le plus souvent de la part des responsables des achats tient au fait que les fournisseurs ne lisent pas les instructions données dans la demande de proposition et que leur offre ne respecte pas les exigences établies. Comme nous l’avons déjà mentionné, il est absolument essentiel de bien comprendre les exigences et d’y répondre précisément. Lisez la demande une fois pour avoir une bonne idée de l’information, puis relisez-la pour vous assurer de bien comprendre tous les éléments. La présentation vous semblera peut-être bizarre, mais elle a été prévue pour une raison déterminée. Vous devriez aussi connaître la méthode de présentation de la proposition : on vous demandera peut-être de déposer votre proposition par voie électronique en plus ou au lieu de transmettre une copie papier. Ne donnez à l’examinateur aucune occasion d’avoir un sentiment négatif à l’égard de votre proposition — faites exactement ce qui est demandé.

Conseils de responsables des achats du COVAN

Des gestionnaires supérieurs responsables des achats au COVAN ont accepté de donner quelques conseils aux entreprises qui souhaitent remporter un appel d’offres concurrentiel.

Présentez une proposition qui :

• fait la preuve d’une qualité incontestable;
• fait la preuve d’une optimisation des ressources exceptionnelle;
• atténue le plus possible les risques liés à la livraison;
• atténue le plus possible les risques liés à l’exécution;
• montre que votre solution est valable et qu’elle a fait ses preuves sur le marché;
• répond à un ou plusieurs objectifs complémentaires du COVAN en matière d’achat;
• apporte un atout supplémentaire.

Si vous vous rappelez ces conseils au moment de préparer votre proposition, vous améliorerez grandement vos chances de remporter le marché. Bonne chance!

(Pour vous faciliter la tâche, utilisez la Liste de contrôle du soumissionnaire, que vous trouverez à la fin du présent guide.)