Module 5

Décision de répondre ou non à une demande de proposition

• Avez-vous le temps voulu pour répondre à la demande de proposition?
• Êtes-vous prêt?
• Pouvez-vous en assumer le coût?
• L’occasion d’affaires concorde-t-elle avec vos principaux points forts?
• Autres facteurs à prendre en compte
• Envisagez de former une alliance stratégique
• Gestion des risques
• Décider de ne pas répondre à la demande de proposition

DÉCISION DE RÉPONDRE OU NON À UNE DEMANDE DE PROPOSITION

Le présent module indique comment évaluer les occasions d’affaires pour déterminer les marchés pour lesquels vous devriez soumissionner.

La présentation d’une proposition exige beaucoup de temps et de ressources. Vous ne pouvez soumissionner à tous les appels d’offres — il faut choisir ceux qui vous conviennent. Les questions et considérations figurant dans la présente section devraient vous aider à prendre une décision éclairée à cet égard.

Avez-vous le temps voulu pour répondre à la demande de proposition?

Il vous faudra beaucoup de temps pour lire la demande de proposition, bien la comprendre et y répondre efficacement. Vous devez avoir l’assurance de disposer du temps nécessaire pour bien faire ce travail. Il ne suffit pas d’un jour ou deux pour répondre à une demande de proposition de façon convaincante. Cette démarche prend souvent quelques semaines ou même plus, selon la complexité du projet, les besoins à combler et la valeur du marché. En règle générale, plus la valeur du marché est élevée, plus il vous faudra consacrer du temps et des efforts.

Avant de vous lancer dans la préparation de la proposition, assurez-vous de connaître la date de clôture et de confirmer que vous disposez du temps voulu. Si vous commencez à examiner la demande un jour ou deux avant la date de clôture, vous n’aurez probablement pas assez de temps pour élaborer une proposition gagnante.

Vous devez prévoir le temps nécessaire pour examiner la demande de proposition, attribuer les tâches au besoin, mettre au point votre approche, vous associer avec des partenaires stratégiques, étudier des stratégies d’établissement des prix et préparer un dossier attrayant qui sera acheminé à temps à l’adresse indiquée. En général, on rejette systématiquement les propositions reçues en retard et on les renvoie au soumissionnaire sans même les ouvrir.

Si la date de clôture approche et que vous n’avez pas le temps de préparer une proposition convaincante, vous auriez intérêt à vous demander sérieusement si vous voulez en déposer une ou non. Vous avez plus à perdre en produisant une proposition médiocre qu’en vous en abstenant, car vous projetez ainsi une image négative de votre entreprise et de ses capacités.

Êtes-vous prêt?

Pour élaborer une proposition gagnante, il faut absolument bien se préparer à tirer parti des occasions d’affaires dès que possible — de préférence avant qu’elles ne soient annoncées. N’attendez pas à la dernière minute pour élaborer le matériel de marketing de votre entreprise ainsi que le curriculum vitæ des membres de votre personnel et de votre équipe. Ces éléments figurent dans toutes les propositions et vous devriez toujours en avoir une version à jour pour l’intégrer à votre dossier au pied levé. Dans certains cas, vous disposerez d’une semaine ou deux seulement pour préparer votre réponse et vous voudrez alors tirer le maximum de votre temps. Votre proposition devrait mettre en évidence les meilleurs atouts que vous avez à offrir.

Pouvez-vous en assumer le coût?

Non seulement la préparation d’une proposition attrayante exige temps et ressources, mais elle entraîne des coûts. Vous devez avoir conscience de ces coûts et déterminer si le jeu en vaut la chandelle. Mentionnons quelques-uns des coûts essentiels et accessoires qui vous attendent :

• un très grand nombre d’heures de travail par au moins une personne pour préparer la proposition;
  
• le manque à gagner attribuable au fait que cette personne ne travaille pas à d’autres projets ou propositions;
  
• le coût réel à assumer pour produire la proposition, l’imprimer et la relier et l’acheminer à l’acheteur.

Les estimations en ce qui a trait au coût total de la préparation d’une proposition pour une organisation gouvernementale ou une autre organisation d’envergure comme le COVAN varient considérablement. Ce coût peut aller de plusieurs centaines à des milliers de dollars. La valeur du marché vous donnera une bonne idée de l’effort à déployer. Il est essentiel de ne pas sous-estimer le coût de la présentation d’une proposition de qualité.

L’occasion d’affaires concorde-t-elle avec vos principaux points forts?

Évitez la tentation de réinventer votre entreprise pour tenter de remporter un marché. Vous devriez déposer une proposition uniquement lorsque vous avez la certitude que votre entreprise possède les compétences requises pour fournir les solutions, les produits ou les services demandés. Réfléchissez à l’incidence que ce marché (en particulier s’il est important) aura sur vos projets de croissance. Si le fait d’y consacrer des ressources considérables vous empêche de progresser dans la direction prévue, demandez-vous si vous avez vraiment intérêt à présenter cette proposition.

Autres facteurs à prendre en compte

Pour vous aider à décider si vous devez présenter une proposition ou non, vous aurez peut-être besoin de recueillir davantage de renseignements. Le dossier de demande de proposition renferme généralement un formulaire de confirmation, qu’il suffit de renvoyer dûment rempli pour recevoir tous les renseignements ultérieurs concernant la demande de proposition, entre autres les modifications apportées par l’acheteur. Dans de nombreux concours, on tient une réunion des soumissionnaires pour leur communiquer des renseignements détaillés sur le projet. Si vous êtes dans l’impossibilité d’y assister, vous pouvez demander une copie du compte rendu (vous le recevrez systématiquement si vous avez renvoyé le formulaire de confirmation). Si vous savez qui sont vos concurrents, cela vous aidera à prendre une décision éclairée.

En participant à la réunion des soumissionnaires, vous pourrez obtenir de l’information à leur sujet (mais la participation à cette réunion ne constitue pas une condition préalable à respecter pour présenter une proposition). La personne-ressource représentant l’acheteur pourra peut-être vous indiquer les entreprises qui ont renvoyé le formulaire de confirmation.

Envisagez de former une alliance stratégique

Dans le monde moderne de spécialisation et de services de créneau, il est plus important que jamais de prendre en compte l’intérêt des alliances stratégiques et des partenariats d’affaires pour assurer l’essor de votre entreprise et tirer parti des possibilités qui s’offrent à vous.

Il est possible que vous souhaitiez saisir une occasion d’affaires, sans toutefois avoir le temps, la capacité interne ou la gamme de produits et de services voulus pour répondre parfaitement aux besoins de l’acheteur. Vous voudrez peut-être envisager de former une alliance stratégique, ou même un partenariat en bonne et due forme, dans le but de déposer une proposition. En vous regroupant, vous augmenterez votre capacité collective à fournir les produits ou les services ou encore vous pourrez atteindre plus facilement certains objectifs complémentaires, par exemple la durabilité.

Il existe de nombreux facteurs à examiner au moment de prendre une décision et vous souhaiterez peut-être obtenir un avis professionnel sur l’intérêt de cette approche.

Quelques avantages à prendre en compte :

• accroître votre capacité à fournir une gamme de produits ou services;
  
• renforcer votre « avantage au chapitre de la durabilité » (voir le module 6);
  
• former de nouveaux partenariats permettant de tirer parti d’autres occasions d’affaires à venir;
  
• mettre au point des mécanismes pour assurer plus facilement votre croissance (investissement moins élevé).

Quelques difficultés à prendre en compte :

• harmoniser les systèmes administratifs afin de travailler ensemble efficacement, et prévoir le temps et l’argent nécessaires pour y parvenir adéquatement;
  
• désigner une organisation responsable et mettre en place un guichet unique pour les communications avec le client et la reddition des comptes relative au marché;
  
• définir les responsabilités relativement à la prestation des services, par exemple déterminer qui s’occupera des préoccupations ou problèmes éventuels soulevés par l’acheteur.

Gestion des risques

Le module 8 présente certains risques que vous devrez gérer si votre proposition est retenue — financement et crédit, stabilité de la chaîne d’approvisionnement et service aux clients actuels. C’est dès maintenant — avant d’être aux prises avec des obligations ayant force de loi — que vous devez déterminer si votre entreprise peut faire face à ces risques.

Décider de ne pas répondre à la demande de proposition

Vous seul pouvez décider de présenter une proposition ou non. Si vous choisissez de vous en abstenir, cela ne devrait pas vous empêcher de soumissionner pour d’autres projets. Toute exception à cet égard sera expliquée dans la demande de proposition. Par exemple, dans le cadre de certains projets, seules les entreprises ayant présenté une offre pour la première étape sont invitées à soumissionner pour les étapes ultérieures.

SI VOUS N’AVEZ PAS L’INTENTION DE SOUMISSIONNER, FAITES-LE SAVOIR À L’ACHETEUR

II est bon d’informer l’acheteur que vous ne présenterez pas de proposition, en particulier si l’on vous a invité à le faire. Cette attitude reflétera simplement un bon sens des affaires tout en faisant ressortir votre courtoisie. Si l’on ne vous a pas invité directement à soumissionner, mais que votre entreprise est connue dans le marché, vous avez tout intérêt à envoyer une lettre ou à passer un coup de fil pour expliquer la situation. Cette stratégie vous donnera l’occasion de prendre contact avec l’acheteur et vous aidera à préparer le terrain en vue d’occasions d’affaires ultérieures.

OBSERVER ET ATTENDRE — UNE STRATÉGIE LÉGITIME

Vous déciderez peut-être, pour une foule de bonnes raisons, de ne pas présenter de proposition. Vous pourriez décider d’observer et d’attendre pour suivre de près l’occasion d’affaires dans l’espoir de tirer parti d’occasions de sous-traitance avec des soumissionnaires retenus. Gardez l’oeil sur les marchés qui vous intéressent. Lorsque l’on dévoilera l’identité des soumissionnaires retenus, n’hésitez pas à leur transmettre votre matériel de marketing. Dans le module 8, on conseille aux soumissionnaires retenus d’atténuer les risques en prévoyant des fournisseurs de remplacement. Votre entreprise pourrait jouer ce rôle. Réfléchissez aux moyens qui s’offrent à vous pour aider ces soumissionnaires. Pour consulter rapidement les principaux points soulevés dans ce module, voir la Liste de contrôle du soumissionnaire à la fin du présent guide.