Module 4

Dossier d’appel d’offres — Interprétation d’une demande de proposition

• Aperçu d’une demande de proposition
• Principaux éléments de la demande de proposition

DOSSIER D’APPEL D’OFFRES — INTERPRÉTATION D’UNE DEMANDE DE PROPOSITION

Le présent module vous donne un aperçu de la demande de proposition et fait ressortir ses principaux éléments.

Aperçu d’une demande de proposition

Le COVAN a largement recours à la demande de proposition, qui constitue probablement le type d’appel d’offres utilisé le plus couramment par les administrations publiques. La demande de proposition explique généralement :

• le rôle de l’organisme acheteur;
• le contexte du projet;
• certains problèmes auxquels se heurte l’acheteur;
• l’étendue du projet;
• les paramètres pour la présentation de solutions.

La demande de proposition explique comment les propositions seront évaluées et précise certaines modalités régissant leur acceptation et l’attribution des marchés. Elle renferme aussi les coordonnées de la personne-ressource à consulter si vous avez des questions.

Principaux éléments de la demande de proposition

Page de couverture — D’ordinaire, la page de couverture indique le nom de l’acheteur (organisation qui lance la demande de proposition), la date et l’heure de clôture ainsi que le nom de la personne-ressource.

Introduction — L’introduction donne quelques renseignements généraux sur l’acheteur et précise le contexte dans lequel s’inscrivent les produits ou les services.

Détails sur le projet et étendue des travaux — Cette section explique le projet en détail et fournit des renseignements précis sur les caractéristiques des produits ou des services. Elle fournit aussi des lignes directrices pour la conception et l’établissement des prix et précise les dates clés de l’échéancier du projet.

Processus de demande de proposition — Cette section donne des renseignements très précis sur l’ensemble du processus de demande de proposition, y compris les exigences concernant votre soumission, les coordonnées de la personne-ressource à qui demander de l’information et la façon de procéder, la date de clôture, l’adresse où la proposition doit être envoyée, le traitement réservé aux propositions en retard, les réunions d’information à l’intention des entreprises soumissionnaires (s’il y a lieu), les questions juridiques (p. ex., les conflits d’intérêts), le mécanisme d’évaluation et de sélection ainsi que tout renseignement se rapportant aux négociations.

Préparation de la proposition — Cette section énonce une série d’instructions très précises pour la préparation de la proposition, y compris des conseils sur des aspects tels que les propositions conjointes (une seule soumission présentée par deux entreprises ou plus), les dépenses liées à la préparation de la proposition, la responsabilité et l’exhaustivité de la proposition.

Modalités supplémentaires — La demande de proposition renferme souvent une section de nature juridique, qui aborde expressément les modalités supplémentaires, par exemple, en ce qui concerne l’acceptation ou le rejet des propositions, les problèmes contractuels ou les questions relatives à la demande.

Critères d’évaluation — Une section est habituellement consacrée aux critères d’évaluation que l’on utilisera pour choisir la proposition gagnante. Il y a parfois des critères obligatoires à respecter pour passer à l’étape suivante. Par la suite, les critères supplémentaires ou souhaitables sont évalués et pris en compte dans la décision finale.

Contenu et présentation de la proposition — Cette section renferme une série d’instructions très détaillées précisant la façon de présenter la proposition. Elle renferme à l’occasion une liste des sections requises à présenter selon un ordre précis, ainsi que le nombre de pages à utiliser pour fournir une réponse. On y trouve aussi parfois une lettre type à signer et à renvoyer comme page de couverture de la proposition.

Annexes — Les renseignements supplémentaires, le cahier des charges, les rapports documentaires ou les autres documents connexes peuvent être présentés dans une ou plusieurs annexes. Vous trouverez un exemple de demande de proposition réelle du COVAN dans la section « Tools & Resources » du site Web du 2010 Commerce Centre (www.2010CommerceCentre.gov.bc.ca – en anglais seulement).

LISEZ LA DEMANDE UNE FOIS — PUIS LISEZ-LA DE NOUVEAU

Toute demande de proposition, même la plus simple, lancée par un organisme gouvernemental ou le COVAN compte souvent une vingtaine de pages. Assurez-vous d’y consacrer le temps voulu pour bien la comprendre. Les acheteurs donnent parfois des indications très précises concernant leurs besoins et la façon dont vous devriez vous y prendre pour y répondre. Relisez la demande de proposition à quelques reprises pour vous assurer de noter toute l’information essentielle. Il serait bon que plus d’une personne lise le document pour ne rien manquer. Très souvent, une personne voit un détail qui ne semblait guère important à quelqu’un d’autre.

Le module 5 donne un aperçu des facteurs que vous devriez prendre en compte pour décider de répondre ou non à une demande de proposition.