Module 3

Compréhension des différents types d’appels d’offres

• Demande de prix
• Invitation à soumissionner
• Demande d’expression d’intérêt (ou demande de qualification)
• Demande de proposition
• Un mot sur les possibilités non annoncées

COMPRÉHENSION DES DIFFÉRENTS TYPES D’APPELS D’OFFRES

Le présent module donne un aperçu des principaux types d’appels d’offres lancés par les organismes gouvernementaux, le COVAN et d’autres organisations.

Il existe quatre grands types d’appels d’offres que vous pourriez rencontrer au moment d’examiner les occasions d’affaires avec le gouvernement, le COVAN et de nombreuses autres organisations.

Demande de prix

La demande de prix permet de déposer une proposition en vue de fournir un produit ou un service déterminé. En règle générale, les acheteurs comprennent très bien leurs besoins. Pour ce type de demande, le prix est généralement le facteur le plus déterminant dans la décision finale. On n’a habituellement pas intérêt à proposer des produits ou des services de remplacement, mais cette stratégie peut parfois être envisagée.

Invitation à soumissionner

L’invitation à soumissionner est très similaire à la demande de prix, sauf qu’il s’agit généralement d’une soumission se rapportant à la construction. Elle comporte d’habitude un devis de construction très détaillé (il faut parfois verser un montant pour obtenir les documents d’appels d’offres). Comme dans le cas de la demande de prix, la décision d’achat pour une invitation à soumission repose principalement sur le prix; toutefois, pour les projets de construction, l’expérience peut s’avérer un facteur important.

Demande d’expression d’intérêt (ou demande de qualification)

La demande d’expression d’intérêt, parfois appelée « demande de qualification », constitue en réalité la première étape d’un processus d’appel d’offres en deux étapes. Elle vise à établir une liste de fournisseurs présélectionnés, qui seront par la suite invités à présenter une proposition détaillée. L’acheteur a parfois recours à ce type de demande lorsqu’il souhaite sélectionner parmi de nombreux fournisseurs potentiels sur le marché ceux qui devraient pouvoir le mieux répondre à ses besoins. En règle générale, l’acheteur demande des renseignements à caractère commercial habituels que vous avez peut-être déjà, par exemple, une description de votre entreprise ainsi que des produits et des services offerts et une liste de références.

Demande de proposition

La demande de proposition, l’un des mécanismes les plus souvent utilisés, sert à combler des besoins complexes où il y a une certaine latitude en ce qui a trait à la fourniture de biens et de services. La préparation d’une réponse à une demande de proposition peut se révéler fastidieuse et les entreprises doivent être prêtes à y consacrer les ressources voulues pour le faire efficacement. (Voir le module 6 : Préparation d’une proposition gagnante, pour connaître la façon de procéder.) La demande de proposition décrit la situation existante et demande aux fournisseurs de proposer des solutions. La situation peut varier, par exemple :

• le besoin est complexe;
• l’acheteur aimerait connaître les suggestions des spécialistes;
• l’acheteur souhaite prendre en compte des facteurs autres que le prix;
• l’acheteur aimerait avoir des idées sur la façon d’exécuter un nouveau programme;
• l’acheteur aimerait voir s’il existe une solution propre à remplacer la façon dont il procède habituellement pour acquérir le produit ou le service.

Dans le cas d’une demande de proposition, le prix n’est habituellement pas le principal facteur dans la décision finale. Les compétences du fournisseur, l’approche proposée, la capacité de fournir le produit ou le service, etc., revêtent souvent plus d’importance que le prix. La plupart des demandes de proposition présentent aux soumissionnaires une série détaillée de critères obligatoires ou souhaitables.

Pour que votre soumission soit acceptée, elle doit satisfaire à tous les critères obligatoires. Les critères souhaitables vous permettent de faire valoir les points forts de votre entreprise ou de votre approche. Dans le cas du COVAN, les objectifs de durabilité seront souvent considérés comme des critères souhaitables.

Un mot sur les possibilités non annoncées

Il est possible que certains marchés de valeur peu élevée ne soient pas annoncés ni affichés. Ils portent en général sur des besoins ponctuels représentant une valeur financière relativement faible. En pareil cas, les organisations gouvernementales et les autres grandes organisations se procurent généralement le produit ou service visé auprès d’un fournisseur unique répertorié dans leur base de données (avec lequel ils entretiennent déjà une relation d’affaires).

L’important, c’est que vous n’avez rien à perdre en faisant connaître vos produits et services aux acheteurs et à votre réseau d’affaires. Le COVAN a mis sur pied une base de données d’approvisionnement où elle stocke de l’information sur les entreprises. (Consultez le site Web du COVAN pour obtenir les renseignements les plus récents et connaître la marche à suivre pour vous inscrire.) Le COVAN n’acceptera aucune proposition d’affaires spontanée ni aucune demande provenant d’une entreprise désireuse de présenter ses produits ou ses services en personne. Toutefois, si les renseignements de base concernant votre entreprise figurent dans sa base de données, le COVAN tentera de vous aviser lorsqu’une occasion d’affaires se présentera dans votre domaine. (Le module 9 fait état d’autres moyens qui s’offrent à vous pour promouvoir les compétences de votre entreprise auprès des principaux acheteurs.)