Module 2

Objectifs et processus en matière d’achat

• Objectifs en matière d’achat dans le secteur public
• Objectifs de base du COVAN en matière d’achat
• Contributions non financières
• Objectifs du COVAN en matière de durabilité
• Processus d’achat du COVAN

OBJECTIFS ET PROCESSUS EN MATIÈRE D’ACHAT

Le présent module définit les objectifs de base et les processus en matière d’achat du COVAN (dont un grand nombre s’appliquent également aux acheteurs du secteur public), notamment les dispositions visant à respecter les engagements au chapitre du développement durable, pris dans le cadre des Jeux olympiques et paralympiques d’hiver de 2010 à Vancouver.

Objectifs en matière d’achat dans le secteur public

Les organismes du secteur public ont divers objectifs lorsqu’ils sollicitent des soumissions pour des produits ou des services et il ne s’agit pas toujours d’obtenir le prix le plus bas. La plupart des administrations publiques établissent différents objectifs qui ont pour objet d’obtenir la meilleure valeur globale selon des facteurs tels que le prix, la capacité de livraison, le suivi après la prestation des services, les garanties et la capacité d’approvisionner un ou plusieurs emplacements. Elles doivent aussi veiller à ce que le processus utilisé pour acheter les produits ou les services soit ouvert, équitable et transparent et qu’il réponde aux exigences des lois régissant le commerce libre entre les provinces ou les pays. Cependant, les acheteurs ont tous des objectifs et des processus différents en matière d’achat. Vous devriez examiner les politiques particulières de chaque organisation pour déterminer les éléments qui revêtent une importance particulière pour l’acheteur.

Le COVAN est un organisme à but non lucratif. Comme il est indiqué ci-après, les objectifs et les processus du COVAN en matière d’achat sont très similaires à ceux de bien des acheteurs du secteur public, mais ils comportent également des éléments particuliers.

Objectifs de base du COVAN en matière d’achat

Le COVAN a établi deux séries d’objectifs en matière d’achat, soit les objectifs de base et les objectifs complémentaires, qui en font une organisation unique en son genre. Il est important de comprendre les attentes à l’égard de chaque objectif — en particulier les objectifs complémentaires. Le COVAN a adopté la série d’objectifs de base standard suivante :

1. Produits et services efficaces et efficients à prix abordable — Les produits et les services doivent respecter les normes d’exécution s’appliquant à la fonction visée et être livrés à temps sans dépassement de coûts.
   
2. Transparence et responsabilité — Le processus d’achat doit être transparent et juste, et il doit respecter les fournisseurs en privilégiant les appels d’offres ouverts équitables. On doit déterminer clairement les responsabilités et les pouvoirs et exercer un contrôle régulier, de manière à assurer l’intégrité du processus.
   
3. Conformité aux exigences juridiques — Il faut respecter toutes les exigences réglementaires et commerciales partinentes, l’entente de la Ville hôte, les ententes régissant l’utilisation des licences du Comité olympique canadien et les autres exigences du Comité International Olympique ou celles des partenaires qui en sont membres.
   
4. Approvisionnement socialement responsable — Le COVAN estime que les produits et les services obtenus par l’intermédiaire de la chaîne d’approvisionnement doivent être fournis et distribués de façon éthique et respecter les normes internationales au chapitre des droits de la personne et du droit du travail. De plus, le COVAN a des objectifs précis en matière de durabilité dans les domaines de la performance environnementale, de la participation des Autochtones, de l’inclusion sociale et de l’accessibilité.

Les entreprises qui répondent à un appel d’offres doivent absolument se demander en quoi le produit ou le service proposé aidera le COVAN à atteindre ses objectifs en matière d’achat — en particulier pour ce qui est des aspects tels que la livraison dans les délais impartis et l’atténuation des risques.

Outre ces objectifs de base, qui sont très similaires aux objectifs en matière d’achat de nombreux organismes du secteur public, le COVAN s’est fixé d’importants objectifs complémentaires qui se rapportent aux contributions non financières et à la durabilité.

Contributions non financières

Grâce au prestige associé aux Jeux d’hiver de 2010 à Vancouver (et à la valeur élevée des « marques » olympiques et paralympiques), le COVAN peut acquérir auprès du secteur des affaires de nombreux biens et services en échange de droits de commercialisation et de fabrication sous licence. Dans la mesure du possible, il s’efforcera d’obtenir ces biens et services sans débourser d’argent, grâce aux dispositions relatives aux contributions non financières figurant dans les ententes de commandite conclues avec des entreprises. La plupart des besoins seront évalués en fonction de l’acquisition éventuelle sous forme de contribution non financière. En général, on lance un appel d’offres après avoir déterminé qu’il n’est pas possible d’obtenir par commandite le produit ou service visé. Pour en apprendre davantage sur les contributions non financières, consultez le site Web du COVAN.

Rappelez-vous que le COVAN ne donne pas aux fournisseurs le droit de faire leur publicité ou leur promotion en tant que fournisseurs officiels ni de faire valoir une affiliation officielle avec le COVAN ou avec les Jeux d’hiver de 2010 à Vancouver. Seuls les commanditaires ont le droit de faire leur publicité ou leur promotion en tant que « fournisseur officiel » ou d’utiliser les marques ou symboles officiels associés aux Jeux d’hiver de 2010.

Objectifs du COVAN en matière de durabilité

La durabilité est un élément vital des Jeux d’hiver de 2010 à Vancouver. Le COVAN en a fait l’une de ses valeurs de base et il mentionne explicitement la durabilité dans son énoncé de vision.

Pour le COVAN, la durabilité consiste à gérer les répercussions et les possibilités économiques, environnementales et sociales créées par les Jeux d’hiver de 2010 de manière à susciter des retombées durables — à l’échelle locale et mondiale. Le COVAN projette de montrer comment on peut intégrer la durabilité, sous toutes ses facettes, dans l’ensemble des Jeux olympiques et paralympiques pour susciter des améliorations durables sur le plan économique, environnemental et social.

Le plan d’action du COVAN pour les Jeux d’hiver de 2010 prévoit des initiatives particulières destinées à garantir que ces jeux laisseront un héritage positif, non seulement pour le sport, mais aussi pour l’économie, l’environnement et les collectivités locales. Ces initiatives reposent sur le principe de l’optimisation des possibilités et de l’atténuation ou de l’élimination des conséquences néfastes sur les gens et l’environnement.

En collaboration avec ses partenaires et commanditaires, le COVAN met en oeuvre un plan détaillé de durabilité en vue d’atteindre des objectifs précis dans trois grands domaines :

• performance environnementale;
• participation des Autochtones;
• inclusion sociale et accessibilité.

Pour chacun de ces domaines, les achats représentent un mécanisme fondamental par lequel le COVAN projette d’atteindre ses objectifs.

PERFORMANCE ENVIRONNEMENTALE

Le COVAN a l’intention de faire en sorte que la construction et les événements liés aux Jeux olympiques et paralympiques laissent une empreinte écologique aussi légère que possible. En plus d’économiser les ressources telles que l’énergie et l’eau, les Jeux d’hiver de 2010 empêcheront la pollution et ils protégeront – voire amélioreront – les écosystèmes marins et forestiers naturels. Le COVAN unit ses efforts à ceux de ses partenaires et commanditaires pour atteindre des objectifs ambitieux en matière de performance environnementale et s’imposer comme chef file dans plusieurs domaines clés, par exemple :

• bâtiments écologiques et énergie propre;
• transport propre;
• absence de gaspillage.

Du point de vue de l’approvisionnement, cela signifie que le COVAN (et à des degrés divers, ses partenaires et commanditaires) seront particulièrement intéressés à faire affaire avec des entreprises qui peuvent :

• fournir les technologies, les compétences, les produits et les services environnementaux d’avant-garde dont le COVAN — et ses partenaires ou commanditaires — ont besoin pour atteindre leurs objectifs de performance environnementale (p. ex., compétences en matière d’évaluation environnementale ou de conception de bâtiments écologiques, technologie énergétique propre ou technologie de recyclage);
  
• fournir des produits ou des services requis qui présentent des avantages manifestes sur le plan environnemental par rapport aux produits ou services concurrents (p. ex., réduction de la consommation d’énergie, de la pollution et des emballages);
  
• faire la preuve qu’elles gèrent leurs propres activités de manière responsable sur le plan environnemental (p. ex., systèmes de gestion environnementale, initiatives d’écoefficacité et pratiques d’achat écologique).

PARTICIPATION DES AUTOCHTONES

Le COVAN est déterminé à faire en sorte que la participation des Autochtones aux Jeux d’hiver de 2010 soit plus grande que jamais auparavant, notamment leur participation sur le plan économique en tant qu’employés et entrepreneurs. Ainsi, il s’efforce d’offrir aux Autochtones des possibilités d’emploi et de donner aux entreprises autochtones des occasions de prendre de l’expansion, de diversifier leurs activités et de conquérir de nouveaux marchés à la grandeur du pays et ailleurs dans le monde.

Le Comité d’organisation encourage vivement les entreprises autochtones à soumissionner à des appels d’offres et à tirer parti des possibilités d’approvisionnement. Il est par ailleurs intéressé à faire des achats auprès d’entreprises non autochtones qui :

• établissent des coentreprises ou des alliances stratégiques avec des entreprises autochtones;
  
• créent des possibilités de formation et d’emploi pour les Autochtones (Premières nations, Inuits et Métis).

Les Jeux d’hiver de 2010 à Vancouver reconnaîtront et souligneront la richesse de l’histoire, des arts et de la culture des Autochtones du Canada. Le COVAN ainsi que ses partenaires et commanditaires s’intéressent tout particulièrement aux entreprises autochtones canadiennes qui peuvent proposer des conceptions et des produits culturels autochtones authentiques.

INCLUSION SOCIALE ET ACCESSIBILITÉ

Les Jeux d’hiver de 2010 à Vancouver seront « sans obstacles », c’est-à-dire aussi accessibles que possible aux personnes handicapées. La conception des sites et des systèmes de transport respecte les normes de conception universelle pour assurer l’accessibilité. Qu’il s’agisse des athlètes, des employés, des bénévoles ou des visiteurs, le but est de réduire les obstacles physiques pour les personnes à mobilité réduite et d’améliorer l’accès à l’information pour celles ayant une déficience visuelle ou auditive.

Le COVAN est résolu à assurer l’inclusion sociale en accordant à cet égard une importance particulière au centre-ville de Vancouver. Il s’efforcera d’offrir des postes de bénévole, des emplois et des occasions d’affaires aux gens et aux entreprises du centre-ville, quels que soient leurs antécédents culturels ou leur capacité physique.

Le COVAN souhaitera donc faire des achats auprès d’entreprises qui :

• peuvent offrir les installations, les technologies, les compétences et les produits spécialisés dont le COVAN et ses partenaires ont besoin pour assurer un accès sans obstacles;
  
• donnent une formation et un emploi aux membres de groupes sociaux cibles (p. ex., les sous-employés chroniques, les personnes handicapées, les habitants du centre-ville ou les jeunes à risque);
  
• s’approvisionnent auprès d’entreprises d’économie sociale embauchant des membres de groupes cibles, ou forment des coentreprises avec elles;
  
• participent à des programmes de développement économique du centre-ville;
  
• se sont dotées de programmes officiels qui améliorent les conditions des groupes cibles grâce à des dons de bienfaisance ou à la participation bénévole des employés.

Comme le mentionne la section précédente concernant les objectifs de base du COVAN en matière d’achat, le Comité d’organisation (de même que la plupart des ses partenaires et commanditaires) fait appel à des sources d’approvisionnement responsables sur le plan environnemental et social, afin d’avoir l’assurance que les produits et les services achetés sont fournis et distribués de façon éthique, en respectant les normes internationales au chapitre des droits de la personne et du droit du travail, les règlements environnementaux locaux et les pratiques de gestion exemplaires.

On peut s’attendre à ce que pratiquement tous les appels d’offres lancés par le COVAN exigent que les fournisseurs communiquent des renseignements sur la durabilité. Consultez la section Durabilité du site Web du COVAN pour en apprendre davantage et demeurer au courant des lignes directrices adoptées ou modifiées en ce qui a trait aux achats durables. La durabilité est un domaine dans lequel vous pouvez posséder un avantage concurrentiel. Prenez le temps de déterminer comment votre entreprise peut contribuer à la réalisation des objectifs de durabilité du COVAN et tirez parti de cet avantage au moment de préparer votre soumission. (Cet aspect sera abordé plus en détail dans le module 6 — Préparation d’une proposition gagnante.)

Processus d’achat du COVAN

Les étapes suivantes, qui donnent un aperçu du processus d’achat du COVAN, vous aideront à comprendre la façon dont le Comité d’organisation demande et évalue les soumissions, entreprend les négociations et gère les marchés.

1. Plans fonctionnels — L’élaboration et l’approbation d’un plan fonctionnel mettent en oeuvre un projet ou un programme en établissant que des biens et services sont nécessaires.
   
2. Cahier des charges et critères — Les plans fonctionnels précisent les jalons et les résultats visés, qui font ressortir les biens et les services requis pour la mise en oeuvre du projet ou du programme. Le COVAN met au point des critères se rapportant aux produits et aux services pour définir expressément ses exigences et ses attentes en matière de performance et de relations avec les fournisseurs. Ces critères englobent les objectifs de base et les objectifs complémentaires qui concordent avec la possibilité dont il est question.
   
3. Contributions non financières — Avant de lancer le processus d’achat officiel, il faut évaluer les exigences pour déterminer si l’on peut obtenir d’un commanditaire le bien ou le service requis, en vertu d’une commandite ou d’une contribution non financière.
   
4. Appel d’offres — L’équipe des achats invite les fournisseurs à présenter des soumissions et des prix.
   
5. Mécanismes d’évaluation et d’attribution du marché — Un comité d’évaluation et de sélection du COVAN examine les soumissions et les prix en fonction de critères d’évaluation préétablis et en utilisant un barème de pondération, tel que mentionné dans le dossier d’appel d’offres. Le comité d’évaluation approuve les soumissions et les prix qui répondent le mieux au cahier des charges et donne des directives pour les négociations (en consultation avec les principaux intervenants de l’organisation, selon les besoins).
   
6. Négociations — L’équipe des achats négocie une entente finale concernant la fourniture des biens et des services.
   
7. Marchés — Les acheteurs et les fournisseurs doivent exécuter un marché qui précise les modalités de la fourniture des biens et des services.
   
8. Réception des biens — Le COVAN reçoit les biens et les services et atteste qu’ils sont conformes au cahier des charges et aux modalités du marché.
   
9. Gestion des marchés — Les unités fonctionnelles et l’équipe des achats veillent à l’application et au respect des modalités et des jalons prévus dans le cadre du marché.
   
10. Paiement — Si l’exécution des services ou la livraison des biens satisfont aux exigences, les paiements sont versés aux fournisseurs selon les modalités prévues dans le cadre du marché.
    
11. Évaluation — Une évaluation continue des produits et de la performance des fournisseurs donne une orientation pour les futures décisions d’achat.
    
12. Gestion des dossiers — Les contrats et autres documents inhérents au processus sont conservés conformément aux politiques et aux méthodes financières qui assurent la transparence et facilitent l’administration générale des marchés.

Si vous souhaitez faire affaire avec le COVAN, prenez dès maintenant connaissance de son processus d’achat. D’autres organisations ont établi des modalités d’achat assez similaires.